Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Voimavarasi Oy - Asiakas- ja käyttäjärekisteri sekä tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Voimavarasi Oy käsittelee asiakkaidensa ja nettisivuston www.voimavarasi.fi kautta lomakkeen kautta yhteydenoton tehneiden henkilötietoja, vastaamaan EU:n " tietosuoja-asetuksen "GDPR" vastaavaksi. Tässä yhteydessä asiakkaalla tarkoitamme palveluita käyttäneitä ihmisiä ja yhteydenottajalla yhteydenoton tehnyttä henkilöä joka lomakkeella on nettisivujen kautta itse ottanut yhteyttä yritykseen.

Voimavarasi Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Voimavarasi Oy tiedottaa asiakkaitaan tämän tietosuojaselosteen olennaisista muutoksista.

1. Rekisterinpitäjä

Voimavarasi Oy (3154606-5)

Friskinpolku 7 F 70, 20360, Turku

2. Yhteyshenkilö

Tietosuojavastuullinen: Ramanda Andersson, ramanda.andersson@gmail.com, puh. 040-5872200. Asiakas ja yhteydenottaja voi ottaa yhteyttä tietosuojavastuulliseen kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä tilanteissa.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Voimavarasi Oy käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Voimavarasi Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallinnoimiseksi

• Voimavarasi Oy:n yhteydenottajalle vastatakseen

• Voimavarasi Oy:n asiakkaiden ja yhteydenottajien tiedottamiseksi uusista palveluista ja tarjouksista, markkinoinniksi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Kun asiakas tulee Valmennukseen häneltä otetaan seuraavat tiedot:

etu- ja sukunimi, puhelinnumero, syntymäaika (minimissään synt. vuosi) sähköpostiosoite, katuosoite, postitoimipaikka, postinumero. Sekä ylös kirjataan tehdyt valmennustoimenpiteet päivämäärän kera. Tämä koska Potilaslaki ja koulutettu hieroja on tähän lain mukaan velvollinen, suojaamaan asiakasta ja palvelun tarjoajaa jos esim. asiakkaan terveydessä tapahtuu suurempia muutoksia tulevaisuudessa hoidon jälkeen. Kuin lain vaatima säilytys aika umpeutuu, tiedot silputaan silppurissa.

Valmennus-palveluun tultaessa ylös otetaan: etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Sekä merkataan tarvittaessa muistiin seuraavia käyntejä varten lyhyesti ylös erilliselle paperille, mitä tehtiin ja mitä keskusteltiin. Paperi säilytetään erillään asiakkaan yhteystiedoista, jotta tietoja ei voida helposti yhdistää asiakkaaseen itseensä.

5. Voimavarasi Oy kerää henkilötietoja yhteydenottajalta tai asiakkaalta kun tämä itse ottaa yhteyttä Voimavarasi Oy:öön. Yhteystietoja (nimi, email, puhelin) kerätään myös tapahtumista ja arvonnoista, jolloin asiakas itse suostuu tiedon antoon ja hyväksyy tietojen käsittelyn ja hallussapidon. Voimavarasi Oy ei kerää henkilötietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookilta.

6. Henkilötietojen vastaanotossa tiedot pysyvät Voimavarasi Oy:n hallussa, eikä niitä viedä eteenpäin kellekään kolmannelle osapuolelle. Entisten Hieronta-asiakkaiden (05/2018--> uusia ei tule) tiedot säilyvät tällä hetkellä lukitun huoneen takana kaapiston laatikossa, ei nimetyssä kansiossa. Valmennus-asiakkaiden yhteystiedot säilyvät samassa lukollisessa huoneessa, eri laatikossa. Sekä Yhteydenottajien että asiakkaiden sähköpostit (jos tätä viestintää on käytetty) säilytetään ramanda.andersson@gmail.com sähköpostissa, kunnes niitä ei enää tarvita. Voimavarasi Oy saattaa myös kasata sähköpostin, nimen ja puhelinnumeron Excel- tai Mailchimp- tiedostoon, joka on salasanan takana olevalla koneella tallennettuna. Meilit ovat sähköpostin salasanan takana. Sekä puhelinnumerot (jos tämä käytössä asiakkaan kanssa kommunikoimisessa) säilytetään sormenjäljen/salasanan takana olevassa puhelimessa.

7. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Voimavarasi Oy ei siirrä rekisteröidyn henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Voimavarasi Oy käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja niin kauan kuin asiakas käyttää palveluja suhteellisen säännöllisesti, eikä ole pyytänyt Voimavarasi Oy:tä poistamaan yhteystietojaan. Jos asiakas tai yhteydenottaja ei ole käyttänyt Voimavarasi Oy:n palvelua viimeisen kahden vuoden aikana, Voimavarasi Oy poistaa asiakkaan tiedot ja yhteystiedot kokonaisuudessaan automaattisesti.

9. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva Voimavarasi Oy huolehtii henkilötietojen tietoturvallisuudesta asianmukaisilla hallinnollisilla ja teknisillä suojaustoimilla. Laitteille ja sähköposteihin tai Excel- tai Mailchimp- tiedostoon, jossa yhteystiedot (meilityslista, nimi ja puh) voi olla, on minimissään yhden salasana yhdistelmän takana. Asiakkaan ja yhteydenottajan henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin on pääsy vain Ramanda Anderssonilla, henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

10. Asiakkaan ja yhteydenottajan oikeudet. Asiakkaalla ja yhteydenottajalla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti koska tahansa oikeus:

• saada pääsy henkilötietoihinsa (tarkastusoikeus);

• vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojensa oikaisemista tai henkilötietojensa täydentämistä;

• vaatia henkilötietojensa poistamista;

• saada Voimavarasi Oy:lle toimittamansa henkilötiedot sähköisessä muodossa olettaen että Voimavarasi Oy käsittelee henkilötietoja sähköisesti;

• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (esimerkiksi siksi ajaksi, kun rekisteröity odottaa vastausta henkilö-tietojensa oikaisemista koskevaan pyyntöön).

Asiakkaan ja yhteydenottajan on tehtävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Voimavarasi Oy voi pyytää asiakkaan/ yhteydenottajan varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöään ennen pyynnön toteuttamista. Voimavarasi Oy voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Voimavarasi Oy ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Asiakkaalla ja yhteydenottajalla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että Voimavarasi Oy ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Asiakas/ yhteydenottaja voi tehdä valituksen sen jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa valituksen tekijän vakituinen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, tai jossa väitetty tietosuojalainsäädännön rikkominen on tapahtunut.

Yhteystiedot